In Düsseldorf oder Essen suchen wir eine erfahrene Executive Assistant / Persönliche Assistenz (m/w/d) (40 Std./Woche). Gesucht wird eine vertrauensvolle Persönlichkeit, die in erster Linie den bodenständigen Unternehmer bzw. später den Leiter des Family Offices im Tagesgeschäft proaktiv entlastet, den Überblick behält und mit Struktur, Diskretion und Weitblick für reibungslose Abläufe sorgt.
Your tasks:
- Proaktive Unterstützung des Unternehmers bzw. des Family-Office-Leiters im Tagesgeschäft
- Selbstständige Organisation des Büros, Priorisierung von Aufgaben und vorausschauendes Mitdenken
- Termin- und Kalendermanagement inklusive Vorbereitung, Nachverfolgung und Wiedervorlage
- Professionelle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Telefon- und E-Mail-Management mit internen und externen Ansprechpartnern
- Unterstützung bei organisatorischen Abläufen rund um Immobilien, Investments, Beteiligungen oder Stiftungsangelegenheiten
- Aufbau und Weiterentwicklung effizienter Prozesse (Ablage, Wiedervorlage, Datenräume, Tools)
- Unterstützung bei ehrenamtlichen Engagements (inkl. Agenda, Unterlagen, Teilnehmermanagement und Follow-ups)
- Persönliche Unterstützung und Organisation privater Anliegen
- Koordination privater Termine, Events und Reiseplanung für die Familie (Flug, Hotel, Transfers, Visa, Impfungen)
Im Mittelpunkt der Position steht die eigenständige Organisation des Office-Tagesgeschäfts. Sie steuern Termin- und Kalenderthemen vorausschauend, priorisieren Aufgaben zuverlässig und sorgen dafür, dass Absprachen sauber vorbereitet, nachgehalten und in geeigneten Wiedervorlagen strukturiert werden. Da ihr Arbeitgeber nicht mehr in das Tagesgeschäft des Unternehmens eingebunden ist, möchte er sich zunehmend seinen ehrenamtlichen Aktivitäten widmen. In diesem Bereich wünscht er sich Ihre Unterstützung, indem Sie ihm Entscheidungsvorlagen vorbereiten und Inhalte so aufbereiten, dass Entscheidungen fundiert getroffen werden können.
Ein weiterer Bestandteil Ihrer vielfältigen Aufgaben, ist die Reiseplanung inklusive Buchungen, Transfers, Visa-Themen sowie die Koordination von eventuell notwendigen Impfungen. Sie haben einfach alles im Blick, damit die Familie ihre Reise genießen kann.
Natürlich sind Sie mit Ihrer Kommunikationsstärke die Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner wie z.B. Banken, Steuerberater, Vermögensverwalter. Wobei Sie vertrauliche Themen mit der nötigen Sensibilität und Loyalität behandeln.
Diese Position ist vielfältig und abwechslungsreich, daher finden Sie hier nur einen kleinen Ausschnitt der möglichen Aufgaben. Da diese Position erst geschaffen wird, haben Sie dabei viel Gestaltungsspielraum.
Wir suchen eine Person mit mehrjähriger Erfahrung als Persönliche Assistenz, Executive Assistant oder Office Manager (m/w/d), idealerweise aus einem Family Office / Private Banking / 5-Sterne-Hotelerie oder einem vergleichbar anspruchsvollen Umfeld. Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch sind wichtig sowie ein sicherer Umgang mit MS Office. Der nette und verbindliche Kunde wünscht sich eine loyale, beständige, aber auch proaktive, strukturierte, organisationsstarke Person mit einer Hands-on-Mentalität und einer Affinität für Zahlen. Kommunikation auf Augenhöhe rundet Ihr Profil ab.
We offer:
- Permanent position
- Attractive remuneration
- 13th monthly salary
- Moderne Arbeitsmittel
- Langfristige Perspektive
- Regulated working hours
- 30 days holiday
Sie erwartet eine verantwortungsvolle Vertrauensposition in einem professionellen und wertschätzenden Umfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben, Gestaltungsspielraum und kurzen Entscheidungswegen. Die Zusammenarbeit ist eng, verbindlich und auf langfristige Kontinuität ausgelegt.
Wir freuen uns auch über Bewerbungen mit Erfahrung, z. B. als Managementassistentin (m/w/d), Office Manager (m/w/d), Hotelfachfrau(m/w/d).
If this job offer appeals to you, we look forward to receiving your application documents by e-mail to bewerbung@systemstraub.de, by WhatsApp to 0152-31064381 or by post. If you have any questions, you can reach us Monday to Friday from 8:00 to 17:00 at 040-82279840.
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Our placement service is for applicants free of charge.
For 25 years, System Straub has stood for the high-quality, first-class and trustworthy placement of domestic staff. We only place staff with families we have got to know personally.
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